従業員を雇用する際の手続き
■従業員を雇用してから最初の手続き
従業員を雇用する際には、多岐わたる各種手続きが必要です。法律で義務付けられている項目のため、事業主はあらかじめ仕組みを理解しておきましょう。
従業員を雇用して最初に行うのは、労働契約です。当事者間の口頭合意でも問題ありませんが、労働契約書を通じて合意を得るほうがよいでしょう。ただ、自社の労働条件に関しては、書面で明示し、同意を得なければなりません。書面に記す必須事項は以下の通りです。
・雇用契約期間
・就業場所
・業務内容
・始業、終業時刻及び休憩時間、休日、休暇
・所定労働時間外勤務の有無
・賃金関連
・退職事項
次に、従業員の個人情報や書類を提出してもらいます。個人情報は自身の氏名、住所、生年月日などが分かるもの、書類は、年金手帳、扶養控除の申請書、口座振込依頼書などです。年金手帳は、健康保険証を発行する際に必須となるため、早期の提出をお願いしましょう。
以上が従業員を雇用してから最初に行う手続きです。以降の手続きに必要な情報、書類を取り扱う段階であり、ミスがないよう正確に行うようにしましょう。
■労働関連の法律に基づいた手続き
最初の手続きが終われば、労働関連の手続きがはじまります。複雑な作業が続きますので、一つずつ確認していきましょう。
まずは法定帳簿の作成です。労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の三つが該当し、労働基準法によって義務付けられる大切な作業です。労働者名簿は、労働者の氏名、生年月日、履歴、住所など、賃金台帳は、賃金、計算期間、労働日数及び時間など、出勤簿には、労働時間の記録などを記載します。それぞれ様式は特に定められておらず、書面でもパソコンのソフトを使っても問題ありません。事業主が管理しやすい様式で作成しましょう。法定帳簿の作成が終われば、労働関連手続きの大部分は完了します。
ただ、労働安全衛生法に基づいた、健康診断の実施や税金の手続きも作業として少量ですが残っています。健康診断は、1年に１回、春や秋に実施するのが一般的で、会社に届く申込用紙に必要事項を記入して提出します。税金に関しては、会社設立時に提出した申請書などで義務付けられた手続きは終了しているため、特別な作業は必要ありません。
■従業員を守る各種雇用保険の手続き
福利厚生として従業員を守る各種雇用保険の手続きは、労働関連と同様に、複雑な作業が続きます。最初の手続きが終わり次第すぐに取り掛かるのが一般的なため、労働関連の手続きと同時並行で進めることになるでしょう。
手続きは、健康保険、厚生年金被保険者資格取得届を年金事務所で取得し、準備するところからはじめます。直接取りに行くか、郵送の2択となりますが、近年は日本年金機構が運営するホームページで取得することも可能です。取得できれば、必要事項を記入します。書面に給料の月額を記入する項目がありますが、こちらは総支給での額となるので注意してください。記入が完了すれば、年金事務所、もしくは日本年金機構に郵送、持参します。以上の手続きは、従業員の入社から5日以内に行わなければならず、入社予定日の前から準備をはじめておくとよいでしょう。
