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電子定款のメリットと電子申請の手順

■電子定款とはいったいどんなものか
電子定款は定款と呼ばれる運営規則をまとめ、電子化したものです。会社に関する根本にも繋がるため、電子化の有無に限らずしっかりとした基盤を作ることが大切となります。
定款を作る際、経営者や社員が守るべき法律的な立場として内容を定めます。運営目的を明確に打ち出す点や商号の提示、発行可能な株式総数といった絶対的記載事項を記載した上で作成が行われます。また取締役会や監査役など期間設計を記載した相対的記載事項や、営業年度・取締役員数など任意的記載事項も合わせて記載します。
原始定款とは異なり、公証役場に出向かなくとも公証人からの認証が受けられるというのが電子定款のポイントです。

■電子定款のメリットはどこにあるのか
電子定款は原始定款と異なり、PDF形式の電子ファイルで作成が可能です。そのため大量の書類を発行する必要も無く、スマートに管理ができます。紙媒体での保存となると、保管場所や取り扱いなどに困ってしまいがちですが、データとして管理することにより煩わしさもなく便利と言えるでしょう。
それ以外にも、印紙代としてかかる費用が削減できるという点はメリットです。通常紙文書として課税対象となるところ、電子ファイルとして作成を行うため収入印紙を購入する費用が省け、4万円の削減となります。
またデータとして用意した電子定款であっても、公証人が職印を押印した謄本を交付することにより、手続き上紙文書としての保管が可能となります。謄本は課税対象にならないため、節税対策としても活用できるでしょう。
注意すべき点としては、専用のソフトやパソコンなどの設備費用があらかじめかかるという部分です。事前の準備が重要となるため、あらかじめリスト化して用意するようにしましょう。

■一般的な電子申請の手順について
電子定款を行うための電子申請に関する手順は以下の通りです。
1.記載内容を決める
定款に記載する会社概要について決定します。会社の将来を決める重要なものですので、しっかりと内容を練って作成しましょう。
2.作成ソフトで電子定款を作成
PDF作成ソフトを使い、電子定款として作成を行います。ソフトによってはサポートなど対応していないケースもあるため、あらかじめ下調べをしておくとよいでしょう。
3.住民基本台帳カードと公的個人認証サービスの電子証明書を取得
電子証明書を使った行政手続きを行うため、住民基本台帳カードの取得を行います。同時に、実印の印鑑証明として扱う電子証明書を発行します。
4.定款に署名
住民基本台帳カードに含まれる電子証明書をICカードリーダで読み取り、定款に署名を行います。ソフトは無料で使用が可能です。
5.公証役場と事前打ち合わせ後、電子申請を行う
電子公証サービスを行っている公証役場にて事前打ち合わせを行った後、電子申請の手続きを行います。事務所がある都道府県内の公証役場のみ手続きが可能です。
6.法人の設立登記を行う
全ての手続きが終わったら、公証役場にて定款の認証を受け、法人の設立登記を法務局で行います。

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