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登記事項証明書の取得方法

■登記事項証明書についての概要
会社設立時に登記申請の手続きを行い、それが受理されると申請した情報が登記に記載されることとなります。登記に記載されるのは、主に会社の商号や本店所在地、事業目的などの情報です。この情報に関しては登記事項証明書(登記簿謄本)として交付を受けることができます。基本的には所定の手続きを取り、手数料を支払うことで誰でも交付請求が行えます。
登記事項証明書は、会社設立後に税務署などに届出をする場合や金融機関で会社名義の口座を作る場合、その他の許可や認可などを受けるためにその都度必要となります。そのため、それら手続きの際には交付請求を行い、交付を受ける必要があるのです。
書類の交付が受けられる窓口は法務局ですが、本店所在地の所轄以外の場所にある法務局の本局、また支局や出張所でも可能です。登記情報はこれらの機関でオンラインで共有されており、どのような場所でも情報を参照、交付することができるようになっています。

■種類・必要な場面と各注意事項について
登記の情報に関して謄本として交付を受ける場合には、その用途に応じて4種類の書類から選択します。
まず「現在事項証明書」はその名のとおり、現在登記されている会社の商号、設立日、役員名簿などの情報が記載されたものです。基本的に現行の情報となりますが、商号や本店所在地に関しては直前までの情報も記載されます。
次に「履歴事項証明書」は、交付請求からさかのぼって3年前までに変更された事項に関しても併せて記載されるものです。主に会社が使用する機会が多いのはこの種類で、金融機関での手続きや取引先、官公庁へ届出などの諸手続きを行う場合はこの形式のものを用います。
次に「閉鎖事項証明書」は3年以上前の情報について記されたものです。登記情報については3年以前のものに関しては末梢されますが、必要である場合は閉鎖事項証明書として交付を受けることができるのです。ただし、その期間に会社設立時の所在地から移転した場合は、設立時に登記した本店所在地を管轄する法務局へ請求しなければなりません。
最後に「代表者事項証明書」は、上記の書類の内容の中で、代表者の情報のみがあればよいという場合に用いるものです。何らかの許可・認可を受ける際などに会社の代表者の証明として使用されます。記載内容は上記3つと重複するため、それらで代用することも可能です。

■取得するための方法と手順について
交付してもらうには、難しい手順は特に必要ありません。前述のとおり、所定の手続きと手数料によって誰でも交付を受けることができるため、請求者確認書類も必要もありません。
基本的にはいずれの所在地にある会社でも、最寄りの法務局・その支局・出張所で請求することが可能です。必ずしも会社の管轄内の窓口に出向く必要がないため安心です。
請求の際には窓口にある交付請求書に必要事項を記入して提出するのみです。交付にかかる手数料は登記印紙で支払うこととなりますが、印紙は窓口でも販売されています。
また、郵送やインターネットも利用でき、郵送の場合は交付請求書に加えて、手数料分の登記印紙と切手を貼付した返信用封筒を同封して法務局に送付します。インターネットの場合は、クレジットカードでの支払いとなるため、交付を受ける人物の住所・氏名・カード情報を登記情報提供サービスのページで入力します。また、オンラインで取得した情報をプリントアウトしたものは公的な届出書類とすることはできません。
登記事項証明書は会社運営に当たってさまざまなシーンで必要となるものです。必要なものを考え、最寄りの法務局に請求しましょう。

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